長期以來，展覽組織機構(gòu)都已經(jīng)認(rèn)識到電話營銷作為展覽項目的推廣工具，在實用性、準(zhǔn)確度，以及激發(fā)目標(biāo)參展商參展決策與實時反饋方面的重要作用。電話營銷是靠聲音傳遞信息的藝術(shù)，營銷人員需利用極有限的時間將展覽項目的基本要素傳達給目標(biāo)參展商并激發(fā)他們參展的熱情。如果沒有辦法在最短時間內(nèi)激發(fā)目標(biāo)參展商的興趣，通話就可能隨時被終止，因為目標(biāo)參展商不喜歡浪費時間去聽一些與自己無關(guān)的事情，除非通話會使他們感覺有某種價值。

　　因此，在電話營銷過程中，營銷人員需通過“聽覺”去“看到”目標(biāo)參展商的所有反應(yīng)并判斷營銷方向是否正確。同樣地，目標(biāo)參展商在電話中也無法看到營銷人員的肢體語言、面部表情，只能借助所聽到的聲音及所傳遞的信息來判斷對這個展覽是否有興趣或是否可以信賴營銷人員提供的信息的真實性，由此來決定是否繼續(xù)這個通話。在電話營銷的最初過程中，營銷人員需控制通話奏，以期達到兩個基本目標(biāo)：

　　電話營銷的主要目標(biāo)根據(jù)展覽的具體特性，確認(rèn)目標(biāo)客戶是否為真正的目標(biāo)參展商;約定合適的通話時間與方法，讓目標(biāo)參展商了解展覽的概況與服務(wù)項目，引起目標(biāo)參展商的重視;確認(rèn)目標(biāo)參展商何時可以做最后決定并確定目標(biāo)客戶參展報名時間。

　　電話營銷的次要目標(biāo)通過電話營銷盡可能多地獲取目標(biāo)參展商的相關(guān)資料;與目標(biāo)參展商建立長期信息交互的關(guān)系。

　　電話營銷是感性而非全然理性的銷售過程。在展覽營銷實踐中，電話營銷的效率性與便利性是通過營銷人員的個人魅力與技巧來實現(xiàn)的。展覽組織機構(gòu)要促成電話營銷工作成功，需要對營銷人員進行電話營銷技巧的訓(xùn)練，同時還要有良好的系統(tǒng)支持，并需配置CRM管理軟件。

　　高效率的電話營銷與銷售隊伍的招聘、培訓(xùn)、激勵、組織體系管理、計劃等因素有密切關(guān)系。擁有一支高效的電話營銷團隊是電話營銷工作成功與否的關(guān)鍵，因為展位銷售是由電話營銷人員來完成的，與參展商的關(guān)系是由他們建立和維護的，參展商是否信任展覽組織機構(gòu)與營銷人員的工作密切相關(guān)，參展商對展覽組織者的第一印象是通過電話營銷人員的工作來實現(xiàn)的。

　　在電話營銷人員全面熟悉展覽組織機構(gòu)與展覽的基本情況后，展覽組織機構(gòu)需對電話營銷人員的基本技巧進行系統(tǒng)和有組織的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容有四個方面：

　　1.了解目標(biāo)客戶的參展動機目標(biāo)參展商的參展動機不盡相同，但基本動機有兩類，一是希望通過參展而獲得某種實效，二是參展時有效控制參展成本，減少參展所造成的相關(guān)經(jīng)濟風(fēng)險(如展覽效果不好，營銷成本過高等)。目標(biāo)參展商決定參展時還會對展覽有具體的“需求”及“期望”。所謂“需求”就是展覽所必備的要素(如展覽題材的針對性、展覽的規(guī)模、宣傳、影響力等等)，而“期望”則是展覽組織機構(gòu)能在展覽中提供的增值服務(wù)部分。概言之，目標(biāo)參展商的參展動機構(gòu)成最重要方面就是：經(jīng)濟效益、方便性與安全感。因此，電話營銷在強調(diào)參展必要性的同時，還應(yīng)對展覽服務(wù)的增值性加以客觀的介紹，以強化展覽營銷的整體效果。

　　2.為目標(biāo)參展商準(zhǔn)備參展建議方案為目標(biāo)參展商準(zhǔn)備參展建議方案是國際展覽組織機構(gòu)普遍采用的營銷技巧，是說服目標(biāo)參展商迅速評估參展動機的有力舉措，展覽營銷工作實踐證明，目標(biāo)參展商普遍渴望展覽的相關(guān)信息能與參展商的基本需求對稱，如展覽的題材、展覽的規(guī)模與權(quán)威性、競爭企業(yè)參展商的參展情況、如何參展、參展商報名與展位安排情況等。因此，電話營銷重點應(yīng)從抓住目標(biāo)參展商所需對稱的信息著手，積極為目標(biāo)參展商做好參謀，使目標(biāo)參展商通過電話營銷中獲得對參展的一些具體建議，如什么樣的展位合適，工程搭建的規(guī)定、展覽有何種活動可以參加，估計境外客商參展數(shù)量，展臺是否需要準(zhǔn)備外貿(mào)報價單等。參展建議是營銷人員與目標(biāo)參展商溝通的有效利器，也可體現(xiàn)出營銷人員的整體素質(zhì)與服務(wù)理念。

　　3.了解目標(biāo)參展商的背景資料在實施電話營銷過程中，營銷人員需詳細對目標(biāo)參展商的相關(guān)資料進行研究。如果展覽組織機構(gòu)已導(dǎo)入了CRM(客戶關(guān)系管理)系統(tǒng)，就需對目標(biāo)參展商所在的行業(yè)、規(guī)模、有否參展記錄、被聯(lián)絡(luò)人的職位、歷史聯(lián)絡(luò)記錄等情況進行了解。只有仔細研究以上資料，營銷人員才能做到有的放矢，才能明確電話營銷中應(yīng)該把握的重點，否則就像盲人摸象，很難確定目標(biāo)參展商的具體需求，更不容易說服參展商做出參展的決策。明確了目標(biāo)參展商的相關(guān)背景材料，有利于有針對性地為目標(biāo)參展商提供重要的展覽信息(如展覽宣傳推廣策略、意向重點參展商名錄、大型采購組團與會議消息等)。

　　4.訓(xùn)練電話營銷人員建立個人魅力與談話技巧在電話營銷中，如何讓目標(biāo)參展商透過營銷人員的聲音感受到關(guān)心及友善，如何將營銷人員的笑容融入聲音，如何使電話營銷的工作做得更出色是電話營銷成功的關(guān)鍵。成功的電話營銷人員可以從目標(biāo)參展商的聲音中判斷其對推薦的展覽項目所持積極或冷陌、有興趣或漠不關(guān)心、耐心或急促、接受或抗拒的基本態(tài)度。并用自己平靜的心情，沉穩(wěn)有力或具有感染力的聲音來傳達有效的展覽信息與服務(wù)建議，從而形成電話營銷的獨特魅力。