1、明確人員及分工

       人是展覽工作的第一要素，是展出成功與否的決定性因素。展覽工作首先是人的工作。把人的工作做好才有可能把展覽工作做好，才有可能使展出成功。展覽人員包括籌備人員和展臺人員。

       （1） 人員組成

       從管理角度出發(fā)，展覽工作需要由各方面的人員組成一個協(xié)調(diào)的組織機構(gòu)。此機構(gòu)可以大到委員會，由高級領(lǐng)導(dǎo)人掛帥，比如參加世界博覽會的組織委員會多由各參展國的政府領(lǐng)導(dǎo)人掛帥掛名，也可以小到小組甚至一個人。后一種情況比較普遍，通常稱為項目小組或籌備小組。此機構(gòu)必須有一個負(fù)責(zé)全面工作的人員，通常稱為項目經(jīng)理或協(xié)調(diào)人。

       （2） 人員分工

       確定人員后，確定人員分工，制定人員分工情況聯(lián)絡(luò)表。聯(lián)絡(luò)表內(nèi)容包括人員姓名、職權(quán)、聯(lián)系地址。聯(lián)絡(luò)表可以包括外部單位比如支持單位、接待單位、運輸公司、運輸代理、設(shè)計施工公司、道具公司、廣告代理、花草公司、電信公司等。聯(lián)絡(luò)表分為籌備聯(lián)絡(luò)表和展臺聯(lián)絡(luò)表，分別用于籌備和展出階段。

       （3） 人員管理

       對展覽有關(guān)人員進行有效地管理是展出成功的基本保證。展覽人員管理其突出的特點是臨時性。對大部分參加展覽工作的人員而言，展覽工作只是其全部工作中的一部分，甚至是一小部分。籌備組、組出組也是臨時組建的機構(gòu)，也就是說工作是臨時的、人際關(guān)系是臨時的。這種臨時性可能表現(xiàn)為當(dāng)事人工作不全力以赴，同事之間、上下級之間關(guān)系松散，合作比在正常環(huán)境下可能難一些。把臨時組織起來的展覽人員管理好，從而將臨時性的展覽工作做好，需要比正常情況更下功夫。

       2、規(guī)定工作事項及順序

       展覽工作事項相當(dāng)繁雜，工作中的銜接、交叉環(huán)節(jié)也很多。面面周到地安排展覽工作有助于籌備和展出有條不紊、少疏忽、高效率。展覽工作由項目經(jīng)理，或由項目經(jīng)理與上級領(lǐng)導(dǎo)，或由項目經(jīng)理與項目組共同討論制定；展覽工作由項目經(jīng)理監(jiān)督實施并協(xié)調(diào)。

       為科學(xué)地籌劃、開展展覽工作，制定展覽工作方案是必須的，目前對工作方案有幾種表示方法：

       （1）所有一切記在腦子里。這是一種原始的計劃和工作方法，憑經(jīng)驗和記憶辦事。這種方法已不適應(yīng)現(xiàn)代工作要求。

       （2）列出主要工作事項和時間。這是一種初級的計劃和工作方法，工作仍主要靠經(jīng)驗，也不能適應(yīng)現(xiàn)代工作要求。

       （3）制作簡單的工作日程表。這是一種中級的計劃和工作方法，將所有事項分類排列，注明負(fù)責(zé)人，注明辦理時間。這方法適應(yīng)目前中國的管理水平。

       （4）制作詳細的工作日程圖。比上一種方法又進了一步。用圖示方法表明工作流程、關(guān)系，注明負(fù)責(zé)人，注明辦理時間等有關(guān)管理因素。展覽工作事項列明、列清后，再加上一些基本情況，就是一份展覽工作方案。

       3、規(guī)定時間和期限

       時間安排也可以稱作日程安排。展覽籌備時間看起來可能富裕，但是實際很緊張。越拖延，展覽籌備工作將越困難，而展出成功的可能性就越小。展覽會上常見參展企業(yè)抱怨主辦者。但是實際是參展企業(yè)本身造成的。這些公司往往把籌備工作放到不得不做時才做，導(dǎo)致效率和效益低下。如果籌備時間確實太大，那么只有把工作全部委托給施工公司，包括設(shè)計、制作、施工、布置等。施工公司也許會在最后一刻趕制完畢，但是質(zhì)量可能要受一些影響，費用肯定要高不少。展覽許多工作看似不起眼但是籌辦起來卻很費時費力，因此要盡早安排。展覽會日程具有不可更改性，因此展覽工作日程和計劃一定要嚴(yán)謹(jǐn)，執(zhí)行也要認(rèn)真。制定嚴(yán)格的工作日程將有助于提高本展覽工作的效率。在展覽會工作中，“按時”非常重要。展覽環(huán)節(jié)多，如果一項工作未按時，一系列工作將受影響，嚴(yán)重的會出現(xiàn)混亂，甚至使展覽失敗。因此，做展覽工作一定要嚴(yán)時，規(guī)定的截止期一定要遵守。不論展覽會大小，參展企業(yè)都應(yīng)把已定日期當(dāng)作紀(jì)律來執(zhí)行遵守。